Diversas miradas futuristas han estado hablando de la oficina sin papel desde mediados de la década de 1970, pero todavía no estamos muy cerca de ella, ya que esta herramienta sigue teniendo un lugar importante en la forma en que trabajamos e interactuamos.
Sin embargo, la información se está procesando cada vez más en formato electrónico, y la tecnología de productos multifunción (MFP) nos guía con la intención de poder abrazar finalmente esta tendencia. En este sentido, Lexmark ofrece algunos aspectos a considerar en medio de esta tendencia.
Más allá de una interfaz con pantalla táctil y fácil de usar, una nueva clase de dispositivos multifunción inteligentes puede ser programada para realizar operaciones de negocio como la integración de las imágenes escaneadas en el flujo de trabajo o aplicaciones como compartir documentos. La ventaja adicional para una Smart MFP es que cada ícono se puede programar para solicitar al usuario la información necesaria. Esto ayuda a asegurar que los datos correctos vayan al documento en el momento que se escanea. También ayuda en los entrenamientos a los usuarios: Ya no necesitan recordar todos los pasos de cada proceso; el Smart MFP recuerda la información por ellos.
Desde costos hasta herramientas de productividad
La mayoría de las organizaciones tradicionalmente han visto a las impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales como elementos que generan un costo. Así, mientras que los ejecutivos se centran en objetivos como la maximización de la productividad de los empleados y lograr el crecimiento del negocio, no siempre ven sus compras de impresoras y fotocopiadoras como parte de la solución.
Sin embargo, la forma en que las organizaciones adquieren estos dispositivos está cambiando, ya que en la decisión de compra buscan la oferta más barata que incluya todas estas características. Por supuesto, las empresas siguen teniendo un nivel adecuado de especificaciones y rendimiento, pero de lo que se trata ahora es de evaluar realmente cómo las capacidades de una impresora multifunción inteligente y su ecosistema pueden ayudar a lograr los objetivos de negocio del comprador.
El proceso que se impone
Las MFPs que consolidan las funciones de las impresoras, copiadoras, escáneres y máquinas de fax están disponibles desde hace años, pero la verdadera ventaja de una impresora multifunción inteligente radica en usarla como parte de un proceso empresarial.
En un entorno empresarial típico, los usuarios escanean un documento desde un dispositivo a su oficina o mesa de trabajo; entonces, usando algún tipo de software de imagen, comprueban la imagen en su estación de trabajo, quizás anotan alguna información sobre el documento escaneado, lo guardan localmente, entran la aplicación que necesitan usar para cumplir su tarea y posteriormente copian y pegan la imagen o parte de los contenidos en dicha aplicación.
Con una impresora multifunción inteligente, el usuario sólo tiene que seleccionar el ícono que conduce el proceso pertinente, escanear el documento y dejar que el dispositivo haga el resto. El MFP se integra a las aplicaciones en la red que utilizan las imágenes escaneadas o los datos dentro de esas imágenes, ayudando al usuario a eliminar pasos, ser más productivo y reducir los errores.
De esta manera el Smart MFP no solo se encarga de hacer cumplir las funciones de las impresoras tradicionales, escáneres, copiadoras y máquinas de fax, sino que también de tareas de valor añadido que los dispositivos tradicionales no ejecutan. Esto crea un potencial increíble para el ahorro, subrayando la reducción de los costos de operación o mejoras en los procesos.
Los proveedores como socios
Gartner, consultora de tecnología de la información, asegura: «Las MFPs pueden jugar un papel indispensable en la estrategia de gestión de contenidos de una organización. De esta manera, los clientes de los usuarios finales ya no verán su impresora o MFP como cualquier otro proveedor, sino como un socio de valor agregado”.
Antes de enumerar todas las ventajas de una Smart MFP, lo primero es conocer claramente los objetivos de la organización. Una Smart MFP de calidad trabajará con para definir y aclarar esas metas, y educará al usuario acerca de las capacidades técnicas que desconoce.
Desde un punto de vista más técnico, el ecosistema Smart MFP debería apoyar controladores universales, aplicaciones que se ejecutan en el propio dispositivo, un entorno de impresión con y sin servidor, usuarios móviles, infraestructura de nube, los conectores basados en la API para aplicaciones de red y su propio software existente, que pueden permitir la gestión de contenidos y procesos del flujo de trabajo general.
Pero además, hablamos de un ecosistema que es autónomo y por lo tanto no necesita un software de terceros o middleware.
Muchos de los proveedores requieren que sus dispositivos tengan este software adicional para operar y realizar la integración. Pero, debido a la naturaleza de estas conexiones e integraciones genéricas, se suma una complejidad innecesaria, así como riesgos para la seguridad de la red.
Cuando los compradores de TI comiencen a ver las eficiencias y ahorros que ofrece un ecosistema Smart MFP, la mentalidad cambiará. Después de todo, con las impresoras multifunción inteligentes no solo se habla de costos, sino además de herramientas que pueden ayudar a mejorar todos sus procesos y a que su recurso humano sea más productivo.
