El 45% de todos los documentos que se escanean hoy nacieron de un formato digital. Según el Compliance, Governance and Oversight Council, del contenido de información en una organización sólo el 25% tiene valor para el negocio, 5% es necesario conservarlo por cuestiones regulatorias y 2% es sujeto de retención legal. El resto prácticamente es innecesario. Por ende, el desafío para las organizaciones está en descifrar cómo eliminar ese 68% restante de sus sistemas y procesos, además de cómo protegerlo.
Si de riesgos se trata, es un hecho que cuatro de los 10 casos de espionaje corporativos más renombrados han involucrado documentos impresos. Por tanto, el control de documentos en papel y el acceso a esa información es extremadamente crítico para proteger lo realmente es importante para un negocio.
Hoy existen multifuncionales que ayudan a resolver muchos de estos problemas al agregar niveles adicionales de protección y seguridad a dispositivos que capturan imágenes y textos completos de un documento a través del OCR o Reconocimiento Óptico de Caracteres. Además se puede utilizar una solución de ECM (Gestión de Contenido Empresarial) que ayude a manejar la información no estructurada de una organización, sin importar la forma y donde se encuentre, sin afectar la productividad.
Cada vez que se imprime, escanea o copia un documento, se puede monitorear y capturar todo lo relacionado con ese documento en la transacción. Esto incluye la información de fecha y hora en que fue capturado, el dispositivo utilizado y el texto completo del documento, sin pasar por alto la configuración de alertas para notificar la impresión o escaneo de datos potencialmente sensibles.
Si hay algo que aprender es que ninguna organización está a salvo de un fallo de seguridad, pero si se toman medidas proactivas se pueden mitigar riesgos y reducir daños.
